Et si vos outils numériques ne servaient plus vraiment vos équipes ?

Dans beaucoup d’entreprises, le digital s’est installé petit à petit : un CRM ici, un outil de gestion de projet là, quelques fichiers partagés, une messagerie d’équipe… Résultat : chacun fait comme il peut, les outils se multiplient, les process se complexifient, et personne n’a vraiment de vision d’ensemble.

Cette situation, on la retrouve souvent chez nos clients : • des doublons entre plusieurs outils, • des données éparpillées, • des équipes qui passent plus de temps à contourner les outils qu’à les utiliser, • et une impression générale de “perdre du temps avec le digital”.

Ce que révèle souvent ce type de situation

En travaillant avec différentes TPE et PME, nous avons observé que le problème ne vient pas toujours des outils eux-mêmes, mais de la manière dont ils s’articulent avec les métiers.

Voici quelques constats fréquents : • Les outils ont été choisis à un moment précis, pour répondre à un besoin ponctuel — sans vision globale. • Les pratiques ont évolué, mais les process n’ont pas suivi. • Certaines tâches sont faites deux fois, dans deux systèmes différents. • Les collaborateurs ont chacun leur façon de faire, faute d’un cadre commun.

L’enjeu n’est donc pas seulement technique : il est organisationnel et humain.

Quelques conseils pour y voir plus clair dès maintenant

Avant même d’engager un diagnostic complet, voici 3 actions simples que vous pouvez mener en interne :

Dressez la liste de vos outils et usages actuels

Faites le point sur tous les outils utilisés dans l’entreprise (même les plus “officieux” comme les fichiers Excel partagés ou les WhatsApp internes). Notez à quoi ils servent, qui les utilise, et quelles données ils contiennent. Ce premier exercice met souvent en évidence des doublons ou des oublis.

Identifiez les “zones de friction”

Demandez à vos équipes : qu’est-ce qui vous fait perdre du temps ? Les irritants du quotidien sont d’excellents indicateurs de points à améliorer. Ce peut être un outil trop lent, une double saisie, un manque de visibilité sur l’avancement, etc.

Regardez où se trouvent vos informations clés

Si une même donnée (client, commande, devis, etc.) existe dans plusieurs outils, vous avez probablement un problème de cohérence ou de synchronisation. Commencez à repérer les flux de données prioritaires à simplifier.

Ces trois actions ne remplacent pas un diagnostic complet, mais elles permettent déjà d’amorcer une réflexion et de repérer les chantiers les plus urgents.

Comment nous abordons ce diagnostic

Lorsque nous intervenons sur cette première étape, notre objectif n’est pas de vendre un outil ou une méthode miracle. Notre rôle, c’est de comprendre comment votre entreprise fonctionne réellement — et ce qui, dans votre quotidien, fait perdre du temps, de la fluidité ou de la visibilité.

Concrètement : • Nous cartographions vos outils et vos usages actuels. • Nous rencontrons les équipes pour comprendre leurs contraintes réelles et leurs astuces du quotidien. • Nous repérons les redondances, les points de friction, les tâches chronophages. • Et nous mettons en évidence des pistes d’amélioration concrètes, souvent réalisables sans gros investissement.

Ce que vous obtenez à la fin de cette étape

Un regard clair et neutre sur votre environnement numérique : • Ce qui fonctionne bien, • Ce qui vous freine, • Ce qui peut être amélioré rapidement.

Et surtout, des priorités concrètes : par quoi commencer, avec quelles ressources et quel impact attendu.

Une étape clé de la méthode DevByStep

Ce travail de diagnostic fait partie intégrante de notre démarche d’accompagnement à la transformation digitale. Nous pensons qu’avant de parler stratégie ou solution, il faut d’abord comprendre les pratiques métiers et les réalités du terrain.

C’est ce que nous faisons ici, avec méthode et bon sens. Une fois cette étape réalisée, nous pouvons construire ensemble un plan d’action réaliste et aligné sur vos priorités.